Au moment de son embauche, et quelle que soit la durée du contrat, votre salarié doit vous communiquer son numéro de Sécurité sociale (NIR). Il figure sur sa d'assuré social (dite Carte Vitale) et/ou son attestation de droits.
Si besoin, il peut l'obtenir auprès de la CARSAT de son lieu de résidence.
Les salariés qui n’ont pas de numéro de Sécurité sociale, l’obtiendront suite à la transmission de votre Déclaration Unique d’Embauche (DUE) à l’URSSAF.
La composition du numéro de Sécurité sociale
| 1 | 82 | 07 | 75 | 001 | 002 | clé |
1 : sexe (homme = 1, femme = 2)
82 : année de naissance
07 : mois de naissance. Particularité : pour les étrangers, il peut être supérieur à 12 (20, 30 etc...)
75 : département de naissance. Particularité : 2A et 2B pour la corse, 97 pour les DOM, 98 pour les TOM, 99 pour les personnes nées à l’étranger
001 : n° d’ordre de la commune de naissance dans le département ; code pays pour les personnes nées à l’étranger
002 : n° d’ordre de l’acte de naissance dans le mois et la commune ou le pays de naissance pour les personnes nées à l’étranger
clé : clé de contrôle, utilisée en sécurité informatique afin d’assurer la validité du numéro qui le précède
Pour les salariés nés en France et dans les territoires d'outre-mer
Toute personne, qu’elle soit française ou étrangère, est inscrite au Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques (RNIPP) dès sa naissance.
Le RNIPP est géré par l’INSEE qui attribue les NIR pour la délivrance des cartes d’assuré social.
Le numéro de Sécurité sociale est attribué :
- à la naissance pour les plus jeunes
- lors du 1er emploi
- sur la carte d’immatriculation adressée par la sécurité sociale aux lycéens en terminale
- au plus tard à 20 ans.
Cas particulier : pour les affiliés résidents de la Nouvelle Calédonie ou de la Polynésie Française
La prérogative d’attribution de NIR (tant pérenne que provisoire) appartient à l’INSEE et à la CNAV, par délégation, pour les personnes nées à l’étranger.
S’agissant d’un assuré ultra-marin ne disposant pas d’un NIR, l’employeur ou l’affilié doivent, en conséquence, se rapprocher des organismes suivants pour l’attribution de leur NIR :
- Pour la Polynésie française, et conformément au décret n°82-103 du 22 janvier 1982, relatif au répertoire national d’identification des personnes physiques révisé, il appartient à l’Institut de la statistique de la Polynésie française (ISPF) d’attribuer des NIR. Cet organisme peut être saisi en cliquant sur le lien suivant : https://www.ispf.pf/nir
- S’agissant de la Nouvelle Calédonie, il convient de saisir la caisse de compensation des prestations familiales, des accidents du travail et de la prévoyance des travailleurs de la Nouvelle-Calédonie (CAFAT) accessible en cliquant sur ce lien : https://www.cafat.nc/demandez-numero-securite-sociale/
Pour les salariés nés hors de France
L’inscription s’effectue sur la demande des organismes sociaux avec, à l’appui, un extrait d’acte de naissance (conditions prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ; art 25-1 et 27).
Identification des salariés
Pour identifier vos salariés, vos déclarations annuelles contiennent leur numéro de Sécurité sociale, appelé aussi NIR, et leurs données d’état civil.
Pour s’assurer de la bonne identification de vos salariés, l’Ircantec transmet les données à la CNAVTS. Elle les compare avec celles qu’elle détient.
La comparaison porte sur :
- le NIR
- le nom patronymique
- les prénoms
- la date et le lieu de naissance
Mises à jour des données d’état civil après retour de la CNAVTS
- Lorsque la CNAVTS constate une divergence entre les données que vous avez fournies et celles qu’elle détient, elle donne les données certifiées à l’Ircantec.
- Lorsque la CNAVTS rejette les données fournies, elle en informe l’Ircantec. Nous demandons alors un extrait d’acte de naissance, à l’employeur ou au salarié. Puis, nous envoyons les informations obtenues à la CNAVTS pour obtenir des données d’état civil et un NIR certifiés.