Au moment de son embauche, et quelle que soit la durée du contrat, votre salarié doit vous donner les informations relatives à son identification :
- le n° de Sécurité sociale est inscrit sur sa carte Vitale et/ou son attestation de droit
- si besoin, il peut obtenir son n° de Sécurité sociale auprès de la CARSAT de son lieu de résidence
Les salariés qui n’ont pas de n° de Sécurité sociale, l’obtiendront suite à la transmission de votre Déclaration Unique d’Embauche – DUE - à l’URSSAF.
Pour les salariés nés en France
Toute personne, qu’elle soit française ou étrangère, est inscrite au RNIPP dès sa naissance.
Le RNIPP est géré par l’INSEE qui attribue les NIR pour la délivrance des cartes d’assuré social.
Le n° de Sécurité sociale est attribué :
- à la naissance pour les plus jeunes
- lors du 1er emploi
- sur la carte d’immatriculation adressée par la sécurité sociale aux lycéens en terminale
- au plus tard à 20 ans
Pour les salariés nés hors de France
L’inscription s’effectue sur la demande des organismes sociaux avec, à l’appui, un extrait d’acte de naissance (conditions prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ; art 25-1 et 27).
La composition du numéro de Sécurité sociale
| 1 | 82 | 07 | 75 | 001 | 002 | clé |
1 : sexe (homme = 1, femme = 2)
82 : année de naissance
07 : mois de naissance. Particularité : pour les étrangers, il peut être supérieur à 12 (20, 30 etc...)
75 : département de naissance. Particularité : 2A et 2B pour la corse, 97 pour les DOM, 98 pour les TOM, 99 pour les personnes nées à l’étranger
001 : n° d’ordre de la commune de naissance dans le département ; code pays pour les personnes nées à l’étranger
002 : n° d’ordre de l’acte de naissance dans le mois et la commune ou le pays de naissance pour les personnes nées à l’étranger
clé : clé de contrôle, utilisée en sécurité informatique afin d’assurer la validité du numéro qui le précède
Identification des salariés
Pour identifier vos salariés, vos déclarations annuelles contiennent leur n° de Sécurité sociale, appelé aussi NIR, et leurs données d’état civil.
Comparaison des données reçues à l’Ircantec avec celles de la CNAVTS
Pour s’assurer de la bonne identification de vos salariés, l’Ircantec transmet les données à la CNAVTS. Elle les compare avec celles qu’elle détient, au préalable enregistrées par l’INSEE ou le SANDIA.
La comparaison porte sur :
- le NIR (identifiant attribué à chaque personne)
- le nom patronymique
- les prénoms
- la date et le lieu de naissance
Mises à jour des données d’état civil après retour de la CNAVTS
- Lorsque la CNAVTS constate une divergence entre les données que vous avez fournies et celles qu’elle détient, elle donne les données certifiées à l’Ircantec.
- Lorsque la CNAVTS rejette les données fournies, elle en informe l’Ircantec. Nous demandons alors un extrait d’acte de naissance, à l’employeur ou au salarié. Puis, nous envoyons les informations obtenues à la CNAVTS pour obtenir des données d’état civil et un NIR certifiés.