L'identification des salariés

Vous venez d’adhérer ou vous recrutez un nouveau salarié : vous trouverez ci-dessous tout ce que vous devez savoir pour bien l’identifier.

Au moment de son embauche, et quelle que soit la durée du contrat, votre salarié doit vous donner les informations relatives à son identification :

le n° de Sécurité sociale est inscrit sur sa carte Vitale et/ou son attestation de droit
si besoin, il peut obtenir son n° de Sécurité sociale auprès de la CARSAT de son lieu de résidence

Les salariés qui n’ont pas de n° de Sécurité sociale, l’obtiendront suite à la transmission de votre Déclaration Unique d’Embauche – DUE - à l’URSSAF.

En attendant d’obtenir un NIR complet et certifié, vous ne devez en aucun cas utiliser le n° de Sécurité sociale d’un tiers. Les droits seraient alors attribués à ce tiers.

Pour les salariés nés en France
Toute personne, qu’elle soit française ou étrangère, est inscrite au RNIPP dès sa naissance.

Le RNIPP est géré par l’INSEE qui attribue les NIR pour la délivrance des cartes d’assuré social.

Le n° de Sécurité sociale est attribué :

à la naissance pour les plus jeunes ;
lors du 1^er emploi ;
sur la carte d’immatriculation adressée par la sécurité sociale aux lycéens en terminale ;
au plus tard à 20 ans.

Pour les salariés nés hors de France
L’inscription s’effectue sur la demande des organismes sociaux avec, à l’appui, un extrait d’acte de naissance (conditions prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ; art 25-1 et 27).

Le n° de Sécurité sociale ou NIR est un identifiant commun à tous les organismes sociaux.

La composition du numéro de Sécurité sociale

001

002

clé

1 : sexe (homme = 1, femme = 2)
82 : année de naissance
07 : mois de naissance. Particularité : pour les étrangers, il peut être supérieur à 12 (20, 30 etc...)
75 : département de naissance. Particularité : 2A et 2B pour la corse, 97 pour les DOM, 98 pour les TOM, 99 pour les personnes nées à l’étranger
001 : n° d’ordre de la commune de naissance dans le département ; code pays pour les personnes nées à l’étranger
002 : n° d’ordre de l’acte de naissance dans le mois et la commune ou le pays de naissance pour les personnes nées à l’étranger
clé : clé de contrôle, utilisée en sécurité informatique afin d’assurer la validité du numéro qui le précède

Identification des salariés
Pour identifier vos salariés, vos déclarations annuelles contiennent leur n° de Sécurité sociale, appelé aussi NIR, et leurs données d’état civil.

Comparaison des données reçues à l’Ircantec avec celles de la CNAVTS
Pour s’assurer de la bonne identification de vos salariés, l’Ircantec transmet les données à la CNAVTS. Elle les compare avec celles qu’elle détient, au préalable enregistrées par l’INSEE ou le SANDIA.

La comparaison porte sur :

le NIR (identifiant attribué à chaque personne)
le nom patronymique
les prénoms
la date et le lieu de naissance

Mises à jour des données d’état civil après retour de la CNAVTS

Dès l’obtention des données certifiées, l’Ircantec les enregistre puis les transfère vers votre compte de la plateforme PEP's. Vous pouvez y accéder via vos "notifications". Vous devrez alors effectuer les mises à jour dans votre logiciel de paye.

Lorsque la CNAVTS constate une divergence entre les données que vous avez fournies et celles qu’elle détient, elle donne les données certifiées à l’Ircantec.
Lorsque la CNAVTS rejette les données fournies, elle en informe l’Ircantec. Nous demandons alors un extrait d’acte de naissance, à l’employeur ou au salarié. Puis, nous envoyons les informations obtenues à la CNAVTS pour obtenir des données d’état civil et un NIR certifiés.