Les situations particulières de déclaration bilatérale

Vous n’avez aucune démarche particulière à effectuer pour les nouveaux salariés recrutés en cours d’année. Il vous suffira de les inscrire sur votre déclaration bilatérale annuelle à produire en début d’année suivante.

En cas de dissolution, la déclaration pour tous vos salariés doit être transmise à l’Ircantec en cours d’exercice.

Pour ce faire, adressez un courrier à :
Caisse des Dépôts
Groupe Immatriculations PRE011
6 place des Citernes
33059 Bordeaux Cedex

Vous devez compléter l’imprimé « absence totale de cotisant » et le transmettre à :
Caisse des Dépôts
Groupe Immatriculations PRE011
6 place des Citernes
33059 Bordeaux Cedex

Les périodes d’arrêt de travail pour maladie, maternité, accident du travail ou maladie professionnelle d'au moins 30 jours consécutifs doivent être déclarées.
Cette déclaration permettra aux salariés de bénéficier de points gratuits pour leur(s) période(s) d’inactivité.

Comment déclarer les arrêts de travail ?

Quelle que soit la modalité déclarative utilisée, il convient de :

• respecter les consignes partagées dans la documentation PEP's
• effectuer simultanément les déclarations de périodes d’activité et d’inactivité.

Si les périodes d’inactivité n’ont pas été déclarées par déclaration bilatérales, elles doivent être saisies dans la plateforme PEP's, via le service « Comptes individuels retraite ».

Exemples :

• 1^er cas : arrêt de travail ≥ à 30 jours consécutifs sur la même année et indemnités journalières (IJ) perçues par le salarié
• 2^ème cas : arrêt de travail ≥ à 30 jours consécutifs sur la même année et IJ perçues par l’employeur
• 3^ème cas : arrêt de travail ≥ à 30 jours et survenu après le 2 décembre

Avant de transmettre la déclaration de périodes d’inactivité, assurez-vous que la déclaration initiale de l’année correspondante a bien été enregistrée.

Sur la déclaration annuelle, les employeurs doivent impérativement inscrire tous les salariés, y compris ceux pour lesquels le numéro de Sécurité sociale n’est pas connu. Vous ne devez en aucun cas utiliser le numéro d’un tiers. Les droits à retraite seraient attribués à ce tiers.

Vous saisissez votre déclaration via la plateforme PEP's.

Pour ce faire, vous devez reconstituer les 10 premières positions. Un numéro de Sécurité sociale sur 10 positions accompagné du nom et du prénom du salarié permet d’obtenir de la CNAV (INSEE ou SANDIA) un NIR complet et certifié qui sera l’identifiant commun à tous les organismes sociaux.

Tant que vous n’aurez pas complété le numéro de Sécurité sociale définitif, les informations concernant votre salarié resteront en anomalie.

Un rappel de salaire perçu par un agent doit être déclaré sur l’année du versement.

En cas de rappel sur une ou plusieurs années antérieures, les déclarations se feront de la façon suivante, selon que le salarié cotise ou ne cotise plus à l’Ircantec lorsqu’il perçoit son rappel :

• En 2024, le salarié cotise à l’Ircantec chez le même employeur :

Pour l’exercice 2024, l’employeur doit déclarer la totalité de l’assiette de cotisations correspondant au montant perçu en 2024 (salaire 2024 et rappel 2023).

• En 2024, le salarié ne cotise plus à l’Ircantec ou a quitté son employeur :

L’employeur doit déclarer, en 2024, le rappel 2023.
Sur la déclaration annuelle, ce rappel doit être rattaché à la dernière année déclarée pour ce salarié (ici 2023).

Une prime lui est versée en mars 2024.

Ce rappel de salaire sera rattaché à l’année 2023 avec application des taux et plafonds en vigueur en 2023.

Toutefois, depuis janvier 2022, lorsque le rappel de salaire a pour objet de corriger une erreur de calcul de la paie, les taux et plafonds à appliquer sont ceux en vigueur aux périodes auxquelles se rapporte le rappel (que l’erreur ait donné lieu ou non à la correction du bulletin de salaire).

L’employeur doit appliquer les taux et plafonds de :

• 2023 pour la période d’août à décembre ;
• 2024 pour la période de janvier à mars.

Si un salarié a plusieurs employeurs et que sa rémunération totale dépasse le plafond de la Sécurité sociale, ceux-ci doivent se concerter pour se répartir proportionnellement les tranches A et B. Cette déclaration permettra à l’agent de bénéficier de points en tranche B.

Il convient de :

• respecter les consignes partagées dans la documentation PEP's
• répartir les cotisations tranche A et tranche B en fonction du plafond Sécurité sociale correspondant à la période d’emploi.

C’est donc sur cette base que la déclaration bilatérale doit être établie.

Déclaration d’un salarié ayant des employeurs multiples

Déclaration de la mairie (employeur A)

Déclaration du Syndicat intercommunal (employeur B)

Déclaration d’un personnel médical hospitalier ayant des employeurs multiples

Déclaration de l'Hôpital 1

Déclaration de l'Hôpital 2

Déclaration de l'Hôpital

Déclaration du Conseil départemental

*L'assiette de cotisations des praticiens hospitaliers dépend de leur statut.

Déclaration d’un élu ayant des mandats multiples

Déclaration annuelle de la mairie

Déclaration annuelle du Conseil départemental

A la fin de chaque exercice, l’employeur qui déclare en bilatérale, doit procéder à la régularisation des cotisations versées au cours de l’année.

La régularisation annuelle s'applique sur la masse des rémunérations pour une même année.

Régularisation annuelle des salariés

Pour chaque salarié, l’employeur doit :

• totaliser les rémunérations versées pour toute la période d’emploi ;
• revoir la répartition des cotisations tranche A et tranche B en fonction du plafond de la Sécurité sociale correspondant à cette période d’emploi.

• une rémunération mensuelle brute de 3 350 €
• une prime de 800 € en juin.

Pour la période considérée, le plafond mensuel (2024) de la Sécurité sociale est de 3 864 €, soit un plafond total de 11 592 € (3 864 € x 3).

L’assiette de cotisations mensuelle est donc la suivante :

Sur la période du 1^er mai au 31 juillet 2024, l’assiette tranche A n’atteint pas le plafond Sécurité sociale (11 592 € pour 3 mois de salaire). L’employeur doit donc procéder à la régularisation annuelle de fin d’exercice.

La régularisation annuelle de fin d’exercice impose la répartition suivante :

C’est sur cette base que l’employeur doit :

• cotiser en régularisant les cotisations part salariale et part patronale ;
• établir la déclaration en fin d’année.

Régularisation annuelle du personnel médical hospitalier

A la fin de chaque exercice, les cotisations acquittées au cours de l'année font l'objet d'une régularisation en fonction de la période et non du statut.

Exemple :

La rémunération annuelle de fin d'exercice impose la répartition suivante :